تسمى مجموعة المكونات التي تتفاعل مع بعضها البعض والمترابطة بالنظام. الإداري ، من جانبه ، هو ذلك المرتبط بالإدارة (فعل الإدارة: تنظيم أو إدارة الموارد).
بمعناه الأوسع ، النظام الإداري هو شبكة أو مخطط عملية يهدف إلى تعزيز تحقيق أهداف المنظمة. يهدف النظام إلى ضمان إدارة موارد المنظمة المعنية بكفاءة.
يحدد كل نظام إداري سلسلة من الإجراءات التي يجب أن يحترمها أعضاء الشركة عند اتخاذ القرارات. يتم دمج هذه الشبكة المعقدة في هيكل الشركة ذاته وتسمح لكل خطوة يتخذها أي من أعضائها بالإشارة إلى نفس الغايات.
يجب أن يتضمن دليل النظام الإداري المسؤوليات والأدوار التي تتوافق مع كل منصب داخل المنظمة وكل وحدة إدارية. من المهم أن نلاحظ أن وجود نظام مثل هذا يفيد بشكل كبير تشغيل الشركة ، ويسهل إلى حد كبير المهام مثل عمليات التدقيق ، وكذلك التحكم في عمل كل موظف.
يتم التعرف على أنواع مختلفة من الأنظمة الإدارية ، ومنها ما يلي:
* الملخص: هو الذي يتألف من مفاهيم مثل المذاهب الفلسفية أو الأرقام أو اللغات.
* الخرسانة: تتعارض مع النظام السابق ، لأن هذا النظام الإداري يتكون من آلات أو معدات أو أي مكون ملموس ؛
* تشغيلية: تهدف إلى إنشاء التقارير ، بالإضافة إلى تنفيذ معالجة المعلومات ، والتي عادة ما تكون متكررة ؛
* المدير: البيانات التي يديرها لا تمر بعملية اختيار أو يتم تعديلها بأي شكل من الأشكال ؛
* غنيا بالمعلوماتهذا هو نوع النظام الإداري الذي يعتبر حاسمًا عند اتخاذ القرارات التي تتوافق مع الأهداف التي حددتها الشركة في المقام الأول. بشكل عام ، فهي مسؤولة عن معالجة البيانات وإنتاج التقارير.
اليوم ، غالبًا ما يشير مفهوم النظام الإداري إلى برنامج الكمبيوتر الذي يحتوي على تطبيقات مختلفة لإدارة جوانب الشركة. الغرض من هذا النوع من البرامج هو جعل المهام الإدارية مركزية في نفس نظام الكمبيوتر مما يتيح توفير الوقت وزيادة كفاءة العمل.
دعونا نرى مع مثال كيف يمكن للشركة العمل مع نظام إداري. لنفترض أن الشركة التي تبيع الأجهزة المنزلية تلقت طلبًا من عميل يريد شراء خلاط. في النظام الإداري للشركة ، يقوم الموظف بتسجيل الشراء وإصدار الفاتورة وجدولة شحن المنتج. تلقائيًا ، سيقوم النظام الإداري بإنشاء تنبيه في جدول الأعمال لإكمال الشحنة المذكورة ، وبمجرد تسجيلها ، سيقلل من وحدة المنتج من المخزون. عند استلام العميل لأمره ودفعه ، يتم تسجيل إلغاء الدين وإيداع الأموال في النظام الإداري.
اعتمادًا على ميزانية كل شركة ، هناك خياران عند الحصول على نظام إداري: التعاقد مع مطور لبرمجته من الصفر ، مع مراعاة الاحتياجات المحددة للشركة ؛ استفد من إحدى الحزم العديدة المتوفرة في السوق. إذا كنت تفضل هذا الخيار الأخير ، فيمكنك بدوره اختيار أحد البدائل المجانية العديدة أو دفع رسوم شهرية للوصول إلى نظام أكثر قوة وكاملة.